8 bước làm thủ tục hải quan
Khi mới bắt đầu bước chân vào ngành xuất nhập khẩu, bạn băn khoăn, lo lắng không biết các bước làm thủ tục hải quan như thế nào, lo lắng về làm thủ tục cho lô hàng đầu tiên mà chưa biết làm như thế nào.
Thực tế, việc làm thủ tục thông quan khá là rộng,cần bỏ thời gian, công sức và chi phí để học và thực hành nhiều mới có thể hiểu và thông thạo.
Nhưng không phải ai cũng có thể ngồi học xong rồi mới bắt tay vào làm việc được, như vậy sẽ không hiệu quả. Học phải đi đôi với hành, phải bắt đầu theo kiểu: Vừa làm-Vừa học-Vừa luyện tập-vừa rút kinh nghiệm.
Như vậy thì chúng ta sẽ đúc kết được kinh nghiệm nhiều hơn, nhanh hơn và thông thạo hơn.
Trước tiên, tôi đưa ra một vài trường hợp cụ thể:
- Công ty bạn là công ty mới thành lập, và chuẩn bị xuất hoặc nhập khẩu lô hàng đầu tiên, bạn lo lắng không biết tự làm thủ tục có khó hay không, phát sinh nhiều chi phí không,hoặc thuê đơn vị hải quan thì phối hợp công việc với họ như thế nào cho hiệu quả, thủ tục nhanh gọn, không phát sinh sai sót.
- Bạn mới được tuyển vào công ty xuất nhập khẩu và bạn chưa có kinh nghiệm làm thủ tục hải quan. Bạn muốn tự tìm hiểu và học hỏi đồng nghiệp.
- Bạn là nhân viên mới cho công ty làm dịch vụ hải quan, nhưng chưa có kinh nghiệm thực thế, nên muốn tìm hiểu từ đầu để chuẩn bị làm dịch vụ cho khách sắp tới.
Nếu bạn muôn hiểu rõ về quy trình làm thủ tục hải quan, sau đây tôi xin cung cấp đầy đủ quy trình chi tiết các bước làm thủ tục hải quan.
Trước hết, có sự khác nhau đôi chút giữa hàng xuất nhập, hàng Sea, hàng Air. Do đường Sea có nhiều quy trình,, thủ tục có phần phức tạp hơn và nhiều người thắc mắc hơn nên sau đây tôi xin hướng dẫn thủ tục cho lô hàng nhập đường biển cho loại hình kinh doanh.
Để bạn có thể tự tìm hiểu về thủ tục nhập khẩu hàng hóa, nói chung, trong đó tôi có nêu những bước chính mà nhà nhập khẩu thường quan tâm như:
- Loại hình nhập khẩu: hàng kinh doanh, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạp nhập tái xuất..
- Hàng cấm nhập, hàng phati xin giấy phép
- Ký kết hợp đồng ngoại thương
- Vận chuyển hàng quốc tế
- Làm thủ tục hải quan
- Chuyển về kho hàng
Bên trên là những bước chính, sau đây tôi xin giới thiệu chi tiết hơn về mục 5: làm thủ tục hải quan.
Bước 1 Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa,
Như đã nêu ở trên, bạn cần chuẩn bị bộ chứng từ, bắt đầu từ hợp đồng ngoại thương, trong đó quy định những chứng từ gồm có: hóa đơn thương mại, chi tiết đóng gói vận đơn đường biển, chứng nhận xuất xứ, chứng nhật chất lượng.Khi có file mềm, bạn có thể kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ. Ở bước này, bạn có thể dễ dàn điều chỉnh chi tiết, nội dung cho phù hợp. vì vậy nêm kiểm tra cẩn thận trong việc kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ. làm cẩn thận ở bước này sẽ giúp cho bạn làm thủ tục nhập khẩu thuận tiện hơn rất nhiều, hạn chế lỗi ở các bước tiếp theo.
Để chuẩn bị làm thủ tục lần đầu, bạn cần chuẩn bị:
- Tìm hiểu về các chứng từ liên quan, nghĩa là bạn phải hiểu giấy tờ đó là loại gì, dùng để làm gì, và trên đó có những nội dung gì quan trọng. Một số chứng từ xuất nhập khẩu quan trọng đó là:
- Hợp đồng mua bán( Sale contract)
- Hóa đơn thương mại(Commercial Invoice)
- Chi tiết đóng gói(Packing list)
- Vận đơn(Bill of Lading)
- Chứng nhận xuất xứ( Certificate of Origin)
- Một số loại khác CQ,CA….
Chứng nhận xuất xứ(CO)
- Sau khi đã kiểm tra thông tin và số liệu, bạn cần phải đối chiếu với nhau để đảm bảo tính thống nhất và chính xác thông tin giữa các chứng từ. Quan trọng nhất nên xem kỹ đến CO và Invoid.
Tôi xin đưa ra một vài mục cần xem xét kỹ như:
- Tên hàng, mô tả, đơn giá ,số lượng hàng, hợp đồng
- Số kiện(Packages), tổng trọng lượng hàng(Gross Weight)
- Đối với CO thì phải kiểm tra chi tiết hơn: Nên kiểm tra từng ô, đối chiếu với các chứng từ khác. Để đảm bảo không mắc sai sót gì là tốt nhất.
Khi đã kiểm tra, đối chiếu các thông tin giữa các chứng từ, không phát hiện sai sót thì bạn đã có bộ hồ sơ hoàn hảo, và tiếp tục làm thủ tục tiếp theo.
Bước 2: Chuẩn bị chữ ký số, đăng ký với tổng cục hải quan
Thời đại khoa học công nghệ phát triển thì việc khai thuế ngày càng đơn giản bằng việc sử dụng chữ ký số, và được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng. sau khi đăng ký chữ ký số với tổng cục hải quan thì bạn có thể truyền tờ khai hải quan điện tử. khi đăng ký bạn cần chú ý 2 điều:
- Đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số: để có thể truyền số container/seal,CO.. làm xong và đợi vài tiếng để hệ thống cập nhật.
- Đăng ký sử dụng hệ thống VNACCS: để truyền được tờ khai, nhưng thường phải đợi đến ngày hôm sau mới dùng được chứng năng này.
Bước 3:Cài đặt phần mềm tờ khai hải quan VNACCS
Để khai báo hải quan điện tử, bạn có thể chọn các phương thức sau:
- Dùng phần mềm khai báo hải quan miễn phí do Tổng cục hải quan cung cấp
- Chủ động xây dựng phần mềm theo tiêu chuẩn thông điện kết nối đã được Tổng cục Hải quan công bố.
- Sử dụng phần mềm bởi các công ty tin học cung cấp phầm mền
Nói thì có 3 phương án nhưng 2 phương án đầu thường rất ít sử dụng, phương án a,do phần mềm của hải quan cung cấp thường thì rất khó sử dụng, ít doanh nghiệp dùng đến, còn phương án b, tự xây dựng phận mềm thì không khả thi và mất thời gian
Chỉ có phương án 3 là hợp lý,một số các công ty đủ điều kiện và được công nhận như:
- Công ty TNHH hệ thống thông tin FPS FPT
- Công ty TNHH phát triển công nghệ Thái Sơn
- Công ty TNHH thương mại và dịch vụ CNTT G.O.L
- Công ty cổ phần Softech
Theo điều tra thì đa phần các công ty xuất nhập khẩu đề sử dụng phần mềm ECUS của công ty Thái Sơn, do chất lượng khá là tốt,rất dễ sử dụng, dịch vụ sữa chữa, thắc mắc hỏi đáp được hỗ trợ nhiệt tình.
Bước 4 Đăng ký kiểm tra chuyên ngành(nếu có)
Kiểm tra chuyên nghành với hàng hóa là việc của cơ quan có thẩm quyền tiến hành lấy mẫu kiểm tra để đàm bảo hàng hóa đủ tiêu chuẩn, hoặc nhập khẩu.
Kiểm tra chuyên nghành thường gặp với các loại hàng nhập khẩu: kiểm tra về chất lượng, y tế, văn hóa,kiểm dịch động vật, kiểm dịch thực vật, an toàn thực phẩm….
Với hàng nhập khẩu thì có khác. Với mỗ mặt hàng cụ thể, chủ hàng căn cứ vào quy định hiện hành để biết phải có kiểm tra chuyên nghành hay không.
Mẫu kiểm tra chất lượng
Trường hợp phải kiểm tra chuyên nghành, bạn cần phải làm hồ sơ đăng ký với cơ quan kiểm tra theo quy định, ví dụ như:
- Kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm
- Kiểm dịch động vật
- Kiểm dịch thực vật
- Kiểm tra an toàn chất lượng
Thời điểm để làm hồ sơ đăng ký là sau khi nhận được giấy báo hàng đến của hãng vận chuyển, thường là trước khi tàu đến từ 1-2 ngày.
Khi cơ quan chuyên nghành xem xét hồ sơ và thấy hợp lệ và đầy đủ thì sẽ cấp số và ngày đăng ký. Thường họ ghi và đóng dấu vào ô xác nhận trên giấy đăng ký mà bạn đã nộp.
Bước 5 Khai và truyền tờ khai hải quan
Sau khi nhận được giấy báo hàng đến(thường trước 1-2 ngày) thì bạn có thể lên tờ khai.
Sử dụng phần mềm khai hải quan mà bạn dùng, nhập thông tin và số liệu của lô hàng vào tờ khai.
Để biết chi tiết cách lên tờ khai như thế nào, bạn nên tham khảo công ty cung cấp phần mềm cho bạn.
Khi đã điền đầy đủ thông tin cần thiết, bạn có thể truyền thử tờ khai. Lúc đó tờ khai sẽ được cấp số.
Bạn nên kiểm tra các thông tin quan trọng kỹ hơn như: Mã loại hình, mã chi cục hải quan, mã địa điểm lưu kho chờ thông quan… sai những thông tin quan trọng trên, bạn buộc phải hủy tờ khai, không được truyền sửa tờ khai như những thông tin khác.
Truyền tờ khai xong, hệ thống sẽ tự động phân luồng:
- Luồng Xanh: hệ thống đã thông quan, cần nộp thuế và đến hải quan giám sát làm nốt thủ tục là xong.
- Luồng Vàng: hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy
- Luồng Đỏ: hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ giấy, sau đó kiểm tra thực tế hàng hóa
Sau khi đã có tờ khai, bạn in ra và lấy lệnh giao hàng.
Bước 6 Lấy lệnh giao hàng.
Lệnh giao hàng là chứng từ mà công ty vận chuyển phát hành cho đơn vị lưu trữ hàng tại cảng, kho, để giao cho chủ hàng. Là chứng từ quan trọng để làm thủ tục tại cảng khi kiểm hóa, lấy mẫu kiểm tra chuyên nghành, và khi lấy hàng.
Khi bạn đến hãng vận chuyển theo địa chỉ giấy báo để nhận hàng, khi đi cầm theo chứng từ và tiền phí. Chứng từ cầm theo gồm có:
- Chứng minh thư nhân dân 1 bản photo
- Vận đơn 1 bản photo
- Vận đơn gốc 1 bản, lưu ý cần có giám đốc ký tên và đóng dấu
- Tiền phí: nộp tại ngân hàng
Mức phí dao động khác nhau theo loại container, theo các hãng, nhưng ước chừng mức ban đầu khoảng: 200-300k/20’DC; 400-450k/40’DC. Hàng để ở cảng càng lâu, mức phí có thể sẽ tăng lên mức cao hơn.
Thủ tục lấy lệnh không quá khó, nhưng cũng hơi lằng nhằng, lại thêm mỗi hãng mỗi khác. Nếu bạn chưa quen, thì cứ đến đó, vướng đâu hỏi đấy thôi.
Ghi chú thêm: Bạn cần phân biệt giữa Lệnh của forwarder và Lệnh của hãng tàu, tương ứng với House Bill of Lading (HBL) và Master Bill of lading (MBL).
Nếu công ty bạn là người nhận hàng (consignee) trên Master B/L của hãng tàu, thì chỉ cần đến hãng tàu (shipping lines) lấy lệnh.
Nếu bạn dùng House B/L thì sẽ lấy lệnh tại công ty giao nhận (freight forwarder) lấy lệnh của họ. Sau đó họ có thể ủy quyền để bạn sang hãng tàu lấy tiếp lệnh hãng tàu và cược vỏ container.
Bước 7: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan
Tùy theo tờ khai được phân luồn theo luồng xanh, vàng, đỏ mà mỗi luồng chuẩn bị hồ sơ khác nhau.
A. Tờ khai luồng xanh
Với tờ khai luồng xanh, thì rất đơn giản,chỉ cần in tờ khai trên phần mềm đem đến hải quan giám sát làm nốt thủ tục là xong. Tuy vậy, theo kinh nghiệm của tôi để cho chắc chắn, bạn cứ đem theo bộ chứng từ như yêu cầu của Luồng Vàng (dưới đây), phòng khi hải quan muốn hỏi thêm.
B. Tờ khai luồng vàng
Hồ sơ hải quan gồm:
- Giấy giới thiệu của công ty
- Tờ khai hải quan: 1 bản in từ phần mềm
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chụp
- Vận đơn (Bill of Lading): 1 bản chụp, có dấu doanh nghiệp + dấu hãng vận chuyển biển (hãng tàu hoặc công ty forwarding)
- Hóa đơn cước vận chuyển quốc tế (nếu điều kiện ExWork, FOB): 1 bản chụp
- Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): 1 bản gốc (nếu có)
- Giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu hàng phải kiểm tra): 1 bản gốc có dấu xác nhận của cơ quan chuyên ngành
- Chứng từ khác (nếu có, tùy theo loại hàng): bản chụp Chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality – CQ), Chứng nhận phân tích (Certificate of Analysis – CA), Chứng nhận sức khỏe (Health Certificate)…
Ngoài ra, bạn cũng nên chuẩn bị sẵn bản photo những giấy tờ khác để tham khảo hoặc xuất trình, khi cần: Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract), Phiếu đóng gói (Packing List), và những chứng từ liên quan như catalog, hình ảnh, tài liệu kỹ thuật… của lô hàng. Nguyên tắc là: chứng từ càng đầy đủ, hợp lệ, thì càng thuận lợi cho việc làm thủ tục.
C. Tờ khai luồng đỏ
Nếu tờ khai luồng đỏ thì thủ tục phải làm nhiều hơn,chuẩn bị chứng từ cho 2 khâu nghiệp vụ:
- Hải quan kiểm tra chứng từ: bạn chuẩn bị như với luồng Vàng tôi vừa nêu trên.
- Hải quan kiểm tra hàng (kiểm hóa): cần thêm chứng từ để làm thủ tục kiểm hóa tại cảng, hoặc kho. Bạn chuẩn bị thêm: giấy giới thiệu, Lệnh giao hàng (còn hạn) đã lấy ở bước trên. Đọc thêm về kiểm hóa hải quan tại đây.
- Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ, bạn đem xuống chi cục hải quan để làm thủ tục nhé.
Bước 8: Làm thủ tục tại chi cục hải quan
Ở bước này, cũng lại theo tờ khai luồng gì mà làm công việc tương ứng:
Tờ khai luồng Xanh:
Bạn chỉ cần nộp thuế nhập khẩu & VAT, in tờ khai đem đến hải quan giám sát làm nốt thủ tục là xong. Tuy vậy, theo kinh nghiệm của tôi, vẫn có trường hợp hải quan thấy nghi vấn, và hỏi thêm chi tiết về lô hàng. Vì thế để cho chắc chắn, bạn cứ đem theo bản photo của những chứng từ khác như Invoice, Packing List, B/L…, phòng khi hải quan hỏi thì có sẵn chứng từ giải thích luôn.
Tờ khai luồng Vàng:
Cán bộ hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy. Có một số tình huống hay xảy ra:
Hồ sơ chuẩn chỉnh, không có gì cần hỏi thêm. Hải quan xem chứng từ và thông quan luôn (quá tuyệt!)
Hải quan xem hồ sơ, thấy có những điểm chưa rõ, chưa hợp lý, và chất vấn. Bạn phải giải thích, và xuất trình thêm chứng từ bổ sung nếu cần. Nếu thỏa đáng, họ sẽ thông quan, vậy là xong.
Khi có vướng mắc, bạn giải thích nhưng không hợp lý, hải quan yêu cầu bạn phải chỉnh sửa tờ khai cho phù hợp. Khi đó, bạn cần truyền sửa tờ khai trên phần mềm. Tốt nhất, nên có ai ở văn phòng truyền sửa cho nhanh, trong khi bạn vẫn ở chi cục để theo sát tiến độ. Nếu hải quan thấy tờ khai sửa đã hợp lý, họ thông quan cho bạn. Nếu chưa hợp lý, hoặc phát hiện thấy những nội dung khác nữa, thì các bước lại lặp lại như trên, đến khi hoàn tất.
Làm thủ tục hải quan
Trường hợp tài liệu và giải thích của bạn không đủ thuyết phục hải quan, hoặc chọ có cơ sở để nghi ngờ có gian lận trong khai báo, cán bộ hải quan tiếp nhận có thể sẽ báo cáo và đề xuất với lãnh đạo chuyển sang kiểm tra hàng hóa trực tiếp (kiểm hóa giống luồng Đỏ, chi tiết trong phần dưới). Trường hợp này ít gặp, nhưng vẫn có thể xảy ra, nhất là với những chủ hàng mới nhập lần đầu, với những mặt hàng nhạy cảm, rủi ro gian lận cao. Nếu chẳng may lâm vào tình huống này, bạn cũng cứ bình tĩnh tìm cách giải thích hết mức, để tránh bị chuyển kiểm. Còn nếu cố gắng hết sức rồi vẫn không được thì vui vẻ làm thủ tục kiểm hóa thôi. Các bước như trong phần tiếp theo.
Tờ khai luồng Đỏ:
Vào luồng này là không may rồi,
Trước hết, hải quan sẽ check hồ sơ giấy, giống như với luồng Vàng nêu trên. Nếu cần hỏi, chỉnh sửa tờ khai thì bạn cũng phải làm cho xong.Sau đó, khi hồ sơ và tờ khai đã hợp lệ, hải quan tiếp nhận sẽ chuyển sang bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa(kiểm hóa).
Trong quá trình kiểm tra tại hiện trường, trực tiếp hoặc qua máy soi, nếu hải quan phát hiện thấy sai sót trong khai báo, chẳng hạn: thừa thiếu hoặc không đúng loại hàng… thì tùy theo mức độ mà bị xử lý. Nếu không có vấn đề gì thì quay lại chi cục giải quyết thông quan cho lô hàng.
Sau khi đã có tờ khai thông quan, việc bạn cần làm cuối cùng là in mã vạch tờ khai từ website của tổng cục hải quan, xuống hải quan giám sát tại cảng/kho để làm nốt thủ tục. Hải quan dùng thiết bị đọc mã vạch, ký giấy là xong.
Vậy là hoàn tất thủ tục hải quan. Bạn đem theo lệnh vào cảng/kho đổi lệnh của cảng/kho để giao cho xe kéo hàng. Lưu ý hạn lệnh của hãng tàu (với hàng nguyên container), nếu thấy lệnh hết hạn thì phải đến hãng tàu gia hạn trước khi đổi lệnh ở cảng.
Trên đây, tôi đã nêu chi tiết các bước để bạn có thể tự làm thủ tục hải quan cho 1 lô hàng nhập khẩu bằng đường biển. Hy vọng bạn có thể hình dung và tự thực hiện được các bước nghiệp vụ thông quan cho lô hàng của mình.
Cám ơn bạn đọc đã đọc bài viết.Mong mọi người ủng hộ, like + share để giúp những người mới vào nghề.
