Trong hoạt động xuất nhập khẩu invoice là chứng từ quan trọng mà hầu hết đều có trong mọi bộ chứng từ khai báo đều phải có. Vậy invoice trong xuất nhập khẩu là gì? Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết này.
Invoice trong xuất nhập khẩu là gì?
Invoice (viết tắt là CI) là một chứng từ quan trọng trong ngoại thương cũng như trong các bộ hồ sơ khai báo hải quan
Các loại Invoice trong xuất nhập khẩu
Có 2 loại invoice chính liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu mà mình thường thấy đó là hóa đơn chiếu lệ và hóa đơn thương mại
Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice – PI)
Sau khi người mua gửi đơn đặt hàng cho người bán, người bán sẽ căn cứ vào đó để gửi hóa đơn chiếu lệ cho người mua để người mua thanh toán (đặt cọc tiền hay thanh toán 100% sẽ tùy vào thỏa thuận thanh toán ban đầu). Hóa đơn chiếu lệ có thể gửi cùng hợp đồng để hai bên cùng ký
Hóa đơn chiếu lệ PI
Nội dung trên PI
Seller: tên, địa chỉ, tell, fax người bán
Buyer: tên, địa chỉ, tell, fax người mua
Số và ngày lập hóa đơn
Paymen: điều kiện thanh toán
Port of loading: cảng bốc hàng (Hai Phong Port, Viet Nam; Hồ Chí Minh port, Viet Nam…)
Port of destination: cảng đến
ETA: ngày dự kiến hàng đến nơi
Mô tả sản phẩm: sản phẩm, đơn giá, số lượng, tổng tiền
Thông tin ngân hàng để người mua thanh toán
Lưu ý: các bạn lưu ý rằng trên đây chỉ là một PI mẫu, thực tế có thể có thêm nhiều thông tin khác
Hóa đơn thương mại (Commercial Ivoice – CI)
Sau khi chuyển hàng vào container và xếp lên tàu, bên bán sẽ gửi cho bên mua hóa đơn thương mại cùng các chứng từ (vận đơn, chứng nhận xuất xứ….) để bên mua thanh toán. Ngoài ra, do đặc thù nhiều loại hàng hóa (bao bì nhựa, gỗ, sứ vệ sinh…) có thể hàng đóng vào coin không đúng số lượng đặt hàng trên CI có thể khác với PI. Khi đó, số tiền khách hàng còn phải thanh toán sẽ bằng số tiền trong CI trừ đi số tiền đã thanh toán trong PI
Hóa đơn thương mại CI
Nội dung trong CI cũng sẽ không khác nhiều với trong PI
Lưu ý: nếu trong trường hợp thanh toán L/C, CI phải thể hiện nghiêm ngặt và đủ các nội dung, chính xác đến từng chữ, dấu chấm, dấu chấm phẩy như L/C quy định
Invoice được lưu lại trong từng đơn hàng, hợp đồng và là cơ sở để đối chiếu công nợ với khách hàng
Hóa đơn CI chỉ cần chữ ký và dấu xác nhận của người bán. Tuy nhiên khi xuất hàng đi Kuwait, Arab… khách hàng thường yêu cầu thêm xác nhận của phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam VCCI. Khi đó, chúng ta phải mang hóa đơn này lên VCCI để xác nhận ngay cạnh chữ ký, con dấu của doanh nghiệp (mang cùng chứng từ đi cấp CO), thủ tục xác nhận đơn giản, VCCI sẽ giữ lại 1 bản, chi phí xác nhận là 100.000 (có biên lai)
Invoice là một chứng từ chính trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Invoice do doanh nghiệp tự phát hành với các nội dung được nêu rõ trong L/C, hợp đồng
Hy vọng qua bài viết này các bạn đã hiểu rõ hơn về Invoice trong xuất nhập khẩu.
Chúc bạn luôn thành công trong cuộc sống và sự nghiệp!
